DMAIC es una herramienta utilizada para la mejora de procesos. Su nombre es un acrónimo de sus etapas Definir, medir, analizar, mejorar (improve) y controlar, las cuales forman un ciclo que se retroalimenta, ya que en la filosofía “lean”, la mejora es continua.
Hablando de sus orígenes, podemos mencionar que nace dentro de la empresa automotriz de Toyota, en la que ha surgido la corriente más influyente que ha sido adoptada por el mundo entero en cuanto a mejora de procesos.
Esta filosofía fundamentalmente se basa en la búsqueda incansable de la eficiencia y la optimización de los procesos de cualquier organización. Existen varias herramientas que seguramente ya hayas escuchado, como six-sigma, kaizen, kanban, gemba y muchas más.
Veamos qué significa cada etapa y para qué sirve:
- Definir. En esta etapa se define el problema. Uno erróneamente puede creer que se trata de algo sencillo de hacer, pero al contrario, definir el problema suele ser una de las tareas más difíciles de realizar. Lo más importante de esta etapa es plantearlo de manera tal que cualquier persona que lea su definición entienda sin ninguna ambigüedad de qué se trata y pueda medirlo inequívocamente en cualquier momento del proceso.
- Medir. En esta etapa debemos cuantificar el problema que definimos en la etapa anterior. Para hacerlo vamos a necesitar datos, información histórica, hacer tendencias, promedios, medianas, máximos y mínimos. Lo importante es poder representar numéricamente el tamaño del problema. Una vez que lo conseguimos, es importante registrar el punto de partida para luego poder calcular la mejora.
- Analizar. En esta etapa empieza lo divertido. Aquí tenemos que comenzar a investigar, a deducir cuales son las causas del problema. Hay muchas herramientas para hacerlo, una muy famosa es “los 5 por qué”, que consiste en preguntar por qué sucede algo y al por qué de ese algo volver a preguntarse su por qué y así hasta llegar a repetir la pregunta 5 veces. Generalmente, a la tercera ya estamos en presencia de una causa raíz, pero en problemas muy complejos podemos llegar a usar las 5.
- Mejorar. Esta etapa sirve para cuantificar y elegir qué causas vamos a atacar. Para hacerlo se recomienda ponderar las distintas causas de manera matemática, usando el principio de Pareto que sostiene que el 80% de los efectos se encuentra en el 20% de las causas. Es importante saber identificar esas causas que tendrán un mayor impacto sobre la mejora de los procesos y darles prioridad. Una vez seleccionadas, debemos proponer acciones que puedan minimizar estas causas. Aquellas acciones más eficientes (relación costo-beneficio) serán las que se llevarán a cabo.
- Controlar. La etapa de control es para medir el impacto de la implementación de las mejoras y realizar ajustes en caso de ser necesarios. Aquí tenemos que tener en cuenta de usar los mismos criterios y parámetros que usamos al principio y comparar con el registro inicial de la cuantificación. En esta parte es fundamental que sepas preparar presentaciones con impacto para mostrar el resultado de tu trabajo.
Espero que esta información te sea útil y te aviso que, si quieres profundizar acerca de la filosofía “lean” y la mejora continua, encontrarás muchísimo material para hacerlo, ya que ha quedado demostrado que estas prácticas de mejora son super efectivas.
Atte., Pau.