Redactar mails es parte de nuestro trabajo diario, pero ¿lo estamos haciendo bien?
Un mail es una herramienta para comunicar un mensaje, y ese mensaje muchas veces se pierde en el camino. Puede ser porque no estamos usando un lenguaje claro, porque la estructura del mail es confusa, porque es muy largo o porque la gente no lo lee hasta el final.
A continuación te dejo los mejores consejos para que tus mails cumplan con su objetivo.
El mail debe ser corto. Punto clave para que lo lean. Si llega a tu inbox un mail que es una muralla de palabras, lo más probable es que lo marques para leer luego y, posiblemente, nunca tengas el tiempo para hacerlo. Piensa en el mail como un resumen de lo que quieres que llegue. Para el detalle puedes usar archivos adjuntos o dejar en el saludo una invitación a que te pregunten los detalles.
Si usas archivos adjuntos usa nombres claros y menciona en el mensaje a ellos por el mismo nombre. Esto ayuda al lector del mail a abrir el archivo que necesita para comprender lo que le estás diciendo. Si te limitas a poner “te envío los archivos adjuntos” el receptor tendrá que hacer un trabajo adicional y no es la idea.
Se directo. No sirve de nada que des vueltas sobre lo que quieres decir, piensa cual es la forma más clara de expresar esa idea que quieres transmitir y escríbelo de esa forma.
Evita las imágenes. Muchas veces leemos los mails desde el celular, por lo que lo mejor es que uses solo texto en tus mensajes. Si tienes que enviar información te conviene siempre hacerlo como adjunto. Si mandas información, no la pegues como imagen, ya que el receptor no podrá hacer copy paste y le resultará trabajoso usarla como input en alguna consulta o repreguntar sobre algún detalle.
Se formal pero no tanto. A veces nos pasamos más tiempo leyendo formalidades que contenido, utiliza poco espacio de tu mail en relación al contenido para este fin.
Léelo varias veces antes de enviarlo, si no estás segura, guárdalo para leerlo luego de un descanso. No solo por las correcciones ortográficas, muchas veces encuentras una forma más simple de decir algo luego de meditarlo. Nunca te apures para enviar un mail, tómate tu tiempo. Una vez que lo envías, nada en el mundo podrá borrarlo. Jamás pero jamás escribas un mail si estás enojada o de mal humor, puede definitivamente ser peligroso para tus relaciones laborales.
Si tienes que resaltar una idea usa negrita y subrayado, evita los colores ya que suele quedar desprolijo.
Utiliza fuentes como times new roman o arial, son más fáciles de leer, ocupan menos espacio y dan una imagen profesional.
Siempre firma tus emails. Es importante que tengas una firma de mail con tus datos de contacto y cargo, la gente que recibe tu mensaje debe saber esto de ti.
Nunca agregues gifs o imágenes no profesionales a tu firma. Si trabajas en una empresa, utiliza el logo de la misma o pregunta por las características que debe tener tu firma. Evita usar otras cosas, pueden quedar desprolijas. Si usas una imagen, cuida que no se pixele.
Para que tengas una idea, el mail debe contener un saludo, por ejemplo “Estimado Nicolás:”, luego una breve introducción como “Espero que se encuentre bien”, a continuación la introducción y el contenido “me comunico con usted con el motivo de informarle que…” y el cierre “quedo a su disposición para cualquier consulta adicional, Atte., ......”
Espero que esta nota te ayude a mejorar tus mails!
Atte. Pau.