Si tienes intenciones de aumentar tu productividad, una de las cosas que debes hacer, es sin duda organizar tu espacio de trabajo o estudio.
Si eres una persona super organizada, tampoco te pierdas este artículo, ya que, seguramente alguno de estos tips milenarios se te habrá pasado por alto.
Uno puede ponerse a ordenar y pensar que no hay mucho misterio, simplemente apila los papeles, guarda en los cajones y deja todo lo posible oculto a la vista para que el escritorio se vea liberado y prolijo. Lo que pasa con este tipo de orden, es que dura poco. En cuanto necesitamos un papel importante tenemos que ponernos a revolver todo y en cuanto levantamos la vista todo está igual o peor que antes de empezar.
Es por eso, que, aunque nos parezca una tontería, existe un método para ordenar, que, si te animas a leer, entenderás la lógica que lleva detrás.
Un poco de historia nunca está de más y por si no lo sabías, el método de las 5 “S” fue inventado por el ingeniero Taiichi Ohno, Sakichi y Kiichiro Toyoda y forma parte del famoso método Toyota que en 1950 desde Japón revolucionó a la industria por completo e introdujeron los nuevos conceptos de eficiencia empresarial.
Las 5 “S” hacen referencia a una palabra Japonesa que representa un elemento del orden:
Seiri (Clasificar). Para empezar a ordenar, es necesario clasificar todo el conjunto de elementos sobre el cual vamos a accionar. Debemos definir los criterios de clasificación, tales como importancia y frecuencia de uso.
Seiton (Orden). Para ordenar, debemos usar la clasificación anterior. Aquellos elementos que se utilizan con mayor frecuencia, serán los que debemos dejar en los espacios mas accesibles y que podamos alcanzar simplemente estirando nuestros brazos. Los que usamos una vez al mes, podrán estar en los cajones del escritorio mas cercanos y los elementos archivados en los mas lejanos o en otro mueble que requiera dar unos pasos.
Seiso (Limpieza). La limpieza, según esta metodología debe realizarse como mínimo dos veces al día, al inicio y al final de cada jornada. La limpieza es súper importante para la higiene personal de todos los empleados, hoy mas que nunca. Además nada mas lindo que tener el escritorio reluciente.
Seiketsu (Estandarización). Esta etapa pretende que encontremos la mejor manera de cumplir con esta rutina y que generemos el hábito de aplicarlas. Que impartamos a nuestros colegas la práctica de las 5 “S” ya que los espacios compartidos también deben mantenerse limpios y ordenados.
Shitsuke (Autodisciplina). Las malas lenguas dicen que esta última “S” fue creada para ser usada fuera de Japón, ya que la cultura Japonesa la autodisciplina es intrínseca. Para el resto de los mortales, la práctica de la autodisciplina es un poco mas costosa, por eso esta “S” nos recuerda que debemos practicar la disciplina como parte de nuestro orden. De nada sirve ser ordenado un día, debemos adoptar como práctica diaria el orden en nuestro lugar de trabajo.
Te desafío a que apliques durante 21 días (tiempo que lleva crear un hábito) la metodología de las 5 “S” en tu lugar de trabajo y experimentes el cambio en tu productividad. Yo lo he hecho y ha mejorado mi desempeño, realmente siento que mi escritorio refleja mi trabajo y es mi carta de presentación ante mis colegas y mi jefe.
Atte., Pau.